做好績效改進工作不能僅憑經(jīng)驗進行判斷，而是需要探索現(xiàn)實中造成績效差距的真實原因，對癥下藥。其中，遵循系統(tǒng)進程化標(biāo)準(zhǔn)是基礎(chǔ)。
系統(tǒng)化進程標(biāo)準(zhǔn)要求先探索發(fā)現(xiàn)相關(guān)問題，從而達成績效目標(biāo)。在這一過程中，首先要明確事實，其次設(shè)定期望或目標(biāo)，從中尋找差距、界定問題，并在此基礎(chǔ)上尋找要因。需求和機會分析發(fā)生在項目的開始，須遵循三個步驟：組織分析、環(huán)境分析及差距分析。
通過組織分析 確定績效目標(biāo)
組織分析要對組織的愿景、使命、價值觀、目標(biāo)、戰(zhàn)略及關(guān)鍵問題等進行核心內(nèi)容的檢驗和分析，以確定組織的商業(yè)目標(biāo)和在此目標(biāo)下的關(guān)鍵點，并分析哪些因素會對其產(chǎn)生重要作用。
通?？冃Ц倪M工作者在組織分析時采取以下三個步驟。
第一步，審查已有的文檔，例如企業(yè)組織的戰(zhàn)略計劃、歷史記錄、規(guī)章制度、董事會議記錄、年會報告和新員工培訓(xùn)資料等。
第二步，盡可能地通過訪談、問卷調(diào)查、小組活動等方法收集內(nèi)、外部利益相關(guān)者的感受和意見。
第三步，將前兩步收集到的信息加以歸納整理，最后與組織高層達成一致，以便確認(rèn)最終的績效目標(biāo)。
運用環(huán)境分析 了解組織現(xiàn)狀
環(huán)境分析是一個確定現(xiàn)實環(huán)境中可支持績效的因素并對其優(yōu)先級排序的過程。環(huán)境分析的目的不是辨別問題，而是評估組織的內(nèi)外部實際發(fā)生的情況，以便組織及員工行為的原因，并對其做出解釋。
該分析以羅斯韋爾的“4W模型”為基礎(chǔ)——社會（World）、工作場所（Workplace）、工作（Work）或工作人員（Worker），重點在于確定當(dāng)前“4W”各層次的情況，以便確定外部和內(nèi)部的影響壓力，該過程將決定需要彌補的績效缺失和績效差別。
環(huán)境分析描述了當(dāng)前狀態(tài)、預(yù)測未來狀態(tài)和采取行動的依據(jù)，所分析內(nèi)容包括：市場數(shù)據(jù)，用戶受眾，文化，工作環(huán)境，功能分析，流程，工作人員的知識、技能、態(tài)度等。
進行差距分析 更關(guān)注積極及中立差距
差距分析就是將組織分析確定的目標(biāo)和通過環(huán)境分析獲知的組織現(xiàn)狀加以比較，以找出當(dāng)前績效與期望績效之間的區(qū)別——績效鴻溝。績效鴻溝即績效差距，通常被認(rèn)為是績效改進的機會，它包含現(xiàn)狀積極的、現(xiàn)狀中性的、現(xiàn)狀消極的、未來積極的、未來中性的、以及未來消極的差距。作為績效改進工作者，更應(yīng)該關(guān)注積極及中立的差距，適當(dāng)采取改進措施，為企業(yè)帶來更多轉(zhuǎn)機。
在整個需求和機會分析過程中，包含以下幾個環(huán)節(jié)：首先，績效改進工作者開展與客戶間的討論，以便闡明調(diào)查意圖和確定調(diào)查的范圍；其次，選擇合適的分析方法，決定如何更好地獲取、收集、分析數(shù)據(jù)，確定鴻溝的量級、報告結(jié)果并給出建議；最后，再針對此結(jié)果，為客戶做出相應(yīng)的解釋。在此基礎(chǔ)上，客戶可做出明確抉擇，并針對下一步行動做出優(yōu)先級設(shè)定。
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